Compétences méthodologiques

Mots-clés : stratégie, intelligence collective

M9: Appliquer des techniques efficientes de communication en fonction de son rôle en s’intégrant dans l’organisation ; s’adaptant aux besoins des différents acteurs et actrices ; accompagnant les utilisateurs et utilisatrices dans le processus de changement

Appliquer une stratégie, un plan et des outils de communication en tant que cheffe de projet Kinaps, j’ai eu la responsabilité d’organiser le travail de mon équipe. Comme je le comprends la stratégie concerne le “quoi” et le “pourquoi” – ce que nous aimerions atteindre et pourquoi cela est important, tandis que le plan est le “comment” et le “quand” – les étapes spécifiques et le calendrier pour atteindre ces objectifs. Une stratégie bien définie est essentielle pour donner une direction claire, tandis qu’un plan détaillé est crucial pour la mise en œuvre efficace de cette stratégie.

1. Ma stratégie était la suivante:
   • Vision et objectifs : La vision globale de ce projet d’intégration visait à accomplir, dans notre cas, le partage de données entre différents systèmes. L’objectif était de faire fonctionner l’application “Kinaps” dans l’environnement Microsoft Teams.
     • Méthodologie : Mon premier choix a été d’adopter une approche basée sur les méthodologies agiles. Cependant, assez rapidement, je me suis rendu compte que ce n’était pas le meilleur choix. Le premier doute a été soulevé à la lecture de la documentation préparée par Sebastien Gard sur l’organisation des projets d’intégration. Dans ce document, j’ai trouvé des informations indiquant que les méthodes agiles ne sont pas idéales pour la réalisation de ces projets. Il se pourrait que la gestion en cascade soit plus appropriée. Les difficultés rencontrées dans la réalisation des US et l’impossibilité de mener à bien les trois premiers sprints ont confirmé mon hypothèse.
     • Gestion des risques : J’ai réalisé une analyse des risques liés au projet
     • Alignement avec les objectifs individuels : La réalisation de projets a pour but de nous faire évoluer et de prouver nos compétences. Il a été important pour moi, tout au long du projet, que tous les membres puissent réaliser les tâches nécessaires pour enrichir leur portfolio.
     • Sachant qu’avec le temps, nous allons avoir un autre projet en parallèle, ma stratégie a été d’avancer le projet autant que possible au départ, pour pouvoir participer à d’autres challenges dans la deuxième partie du semestre.
2. Plan :
   • Le plan que j’ai proposé a été basé sur notre compréhension du sujet et la méthodologie SCRUM. Après consultations avec mes collègues, j’ai préparé un product backlog.

Kinaps Product Backlog

• Planification détaillée : En collaboration avec le client, nous avons établi un plan de revues hebdomadaires.
• Ressources humaines (RH) : Au départ du projet, j’avais 100% de l’équipe à disposition. Je savais qu’avec le temps, l’implication de l’équipe dans le projet diminuerait à environ 50%.

3. Outils de communication : Microsoft Teams a été choisi comme outil de communication pour le projet. En collaboration avec le client, nous avons créé un canal auquel toutes les personnes impliquées dans le projet ont été invitées. De plus, le client a eu accès à notre logiciel de gestion de projet : Microsoft Azure DevOps . Cela devait permettre de suivre plus facilement l’évolution du projet. Nous avons également mis à disposition nos repository sur GitHub.

L'une de mes présentations Management multiculturel aborde les questions de planification, de stratégie et de communication au sein d’une équipe interculturelle. Ce spectre, en particulier dans les équipes informatiques, est extrêmement important. Comme vous le savez, les équipes informatiques sont souvent composées de personnes de différentes nationalités. La prise de conscience de ces différences, ainsi que l’organisation et la communication sont essentielles à leur bon fonctionnement. Savoir mobiliser l’intelligence collective Lors de la conférence SCRUM, j’ai eu l’occasion de participer à une expérience intéressante démontrant la puissance de l’intelligence collective. Nous étions divisés en groupes de 5 personnes. Dans chaque groupe, chaque personne a reçu une enveloppe. Il s’est avéré que chaque enveloppe contenait des éléments nécessaires à la création d’un carré. Chaque personne aurait dû créer un carré, mais elle n’avait pas les bonnes pièces. La tâche consistait à échanger avec les autres participants afin de construire un carré. Une difficulté supplémentaire était que nous ne pouvions pas communiquer verbalement les uns avec les autres. Au début de la tâche, chacun se demandait comment faire. Je n’avais que deux pièces dans mon enveloppe et j’ai vite compris que je n’arriverais pas à construire quoi que ce soit. De plus, je ne comprenais pas très bien quel devait être le résultat final. Ma décision a donc été radicale : j’ai placé mes pièces au milieu de la table. À ma grande surprise, d’autres personnes ont fait de même. Il s’est avéré que les éléments que nous possédons sont très différents et que la tâche n’était pas facile. Mais nous y sommes parvenus ! Nous étions deuxièmes. Nous avons réussi parce que nous étions tous ensemble (sans échanger un seul mot) concentrés sur la tâche. En tant qu’équipe et non en tant qu’unité. C’était merveilleux de sentir l’énergie qui régnait. Les valeurs qui nous ont guidés sont la co‐création, la transparence et la bienveillance.

Exercice de construction de carrés.

Au cours du semestre, nous organisons régulièrement de petites sessions de discussion entre nous afin d’échanger des connaissances et de discuter des problèmes rencontrés. Cela nous permet de nourrir et de favoriser l’intelligence de groupe. L’organisation de notre stand à Huston Call en est un exemple. L’événement est en pleine évolution, et chaque année, les demandes qui nous sont faites sont différentes. Dans le cadre de cet événement, notre tâche était de présenter ce que nous faisons, ce qu’est l’informatique de gestion, et de réaliser un puzzle qui fera partie du parcours du visiteur. Individuellement, mes collègues et moi n’avions pas beaucoup d’idées sur ce qu’il fallait faire ou comment le faire. Nous avons décidé de nous réunir pour faire un brainstorming et accomplir la tâche ensemble. Nous avons commencé par trouver des idées sur ce que nous pourrions présenter, sans nous soucier du sens et de la faisabilité de ces idées. Nous les avons écrites sur un grand tableau et, après un certain temps, nous avons eu une vision de ce qui nous plaisait le plus : la présentation des robots contrôlés réalisés pour la conférence internationale du semestre précédent. En guise de casse‐tête, nous avons développé un jeu avec des éléments du cycle DevOps. Nous nous sommes beaucoup amusés, aussi bien pendant la préparation que lors de la présentation aux invités. Les invités ont également été ravis.

Gérer des ressources humaines en parallèle sur plusieurs projets Je ne peux pas dire que j’ai géré les RH de manière directe, mais de manière globale j’ai surveillé la distribution de nos ressources dans les projets. Surtout, cela a été important dans la deuxième partie de semestre, après le voyage d’apprentissage. À un moment donné, nous avons réfléchi à la pertinence d’un troisième projet, sachant qu’il restait seulement six semaines jusqu’à la fin du semestre. Chacun de nous avait encore des artefacts à livrer. De l’autre côté, nous avons ressenti un risque de manque d’heures de projet à la fin du semestre. J’ai proposé de faire des estimations du temps nécessaires pour réaliser les US manquantes dans les projets existants déjà. Cette tâche n’a pas été facile, que les projets nous ont déjà montré que les estimations peuvent être trompeuses. Après des réflexions et des discussions en groupe (Hackathon), nous avons décidé de ne pas commencer un nouveau projet, même s’il était intéressant pour nos compétences, et de prendre le risque d’être en sous‐heureuse. Cette gestion des RH concernait également le développement des compétences. J’ai essayé autant de gérer mes compétences qu’aider les autres membres de la DTA à avancer dans leurs portfolios, ce qui est nécessaire pour valider le semestre.

Je pense que je peux faire une petite analyse de points: Savoir identifier des domaines spécifiques de la communication d’entreprise sur la base de l’expérience avec le projet “Kinaps”. Nous avons eu plusieurs parties prenantes et la communication entre elles a été établie de manière différente. Je vais la présenter de notre position, les étudiantes de la HES‐SO avec un mandat avec l’institut d’informatique représenté par Liu Zhan. Liu Zhan a été notre client et il a figuré sur le contrat. En même temps, il était en train de réaliser le projet avec le client final, l’entreprise “Kinaps”. Dans l’institut il y avait aussi Florian, qui a lui aussi été appliqué au projet réalisé pour “Kinaps”. “Kinaps” a été représenté par son directeur et Remy, chef informatique de “Kinaps”. Le groupe de travail de la DTA contenait cinq personnes.

• La communication entre les membres de l’équipe DTA a été la plus directe et la moins formelle : soit à l’occasion de réunions soit par WhatsApp.

  Analyse : Elle était rapide et facile, mais elle ne permettait pas de suivre l’évolution de la situation et si l’un des membres était absent lors de l’échange d’informations, il avait du mal à voir la situation.

• Communication entre la DTA et Liu : par Teams.

  Analyse : il s’agissait d’une solution efficace et efficiente. Garantissait la traçabilité et si le canal de communication officiel a été utilisé, garantissait la mise à jour de tous les membres d’équipe.

• Communication entre la DTA et Fabienne : par Teams.

  Analyse : Cette solution présente les mêmes avantages que la précédente. Cependant, la réactivité et la disponibilité de Fabienne étaient inférieures à celles de Liu, le temps de réponse était donc plus long.

• Communication entre la DTA et Reto : par Teams, non pas directement, mais par le biais d’un intermédiaire : Liu.

  Analyse : La capacité à résoudre les problèmes rapidement et efficacement était limitée.

Analyse du projet : Les défis et les problèmes n’ont pas manqué pendant la réalisation du projet. Ce qui manquait, c’était un canal de communication de crise. On peut dire que trois équipes ont travaillé sur le projet (le DTA, l’institut et Kinaps), chacune avec des objectifs, une organisation et une planification différents. Dans les situations de crise et de blocage, la communication établie était souvent insuffisante et bloquait l’avancement des travaux. Je pense que la mise en place d’un canal de communication supplémentaire, Discord par exemple, auquel toutes les parties participeraient, serait une solution optimale.